Das Thema Cloud ist im Zuge der Digitalisierung, durch das Jahr der Pandemie, Lockdown und einem vermehrten Homeoffice vieler Mitarbeiter in aller Munde. Deswegen lohnt sich ein Blick darauf, was das cloud-basierte Arbeiten ausmacht, welche Vorteile aber vielleicht auch Risiken mit sich bringt.
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Vorteile der Cloud für Unternehmen
Die Vorteile der Cloud sind eindeutig darin zu sehen, dass die Mitarbeiter von allen Orten arbeiten können, wo sie sich gerade befinden. Das bedeutet nicht nur in der Nähe des Firmensitzes, wenn sie gerade im Homeoffice wegen eines Lockdowns sind. Auch an ganz anderen Orten oder sogar aus dem Ausland ist der flexible Zugriff auf das Firmennetzwerk gewährleistet. Das bietet sehr viele Vorteile für Geschäftsreisenden wie Verkäufer oder Projektleiter, die zeitweise im Ausland zu Besuchen oder Einstätzen sind.
Sind die cloud-basierten Tools einmal festgelegt, können sich die Mitarbeiter in diese schnell einarbeiten und bieten für jeden denselben Anhaltspunkt. Weitere Updates werden schnell kollektiv akzeptiert und in das Arbeitsgeschehen involviert. Sind sie bereits auf der Firmensoftware basierend und vom selben Anbieter, gibt es meistens kaum Neuerungen, in die sich die Mitarbeiter einarbeiten müssen. Ihr zuverlässiger IT Partner kann Sie dabei natürlich beraten.
Cloud in einem ERP-System oder mit ergänzenden Lösungen
Große Software-Anbieter bieten ERP-Systeme an, welche meistenteils alle Unternehmensprozesse abbilden. HR, Finanzen, Logistik und Beschaffung sind einige Beispiele in solchen Komplettpaketen, die sie anbieten. Ganz vorne spielt da sicherlich SAP als Beispiel mit. Wenn sich die Unternehmen jedoch diese Lösung nicht leisten können oder möchten, gibt es auch ergänzende Lösungen, die andere Anbieter im Repertoire haben. SharePoint von Microsoft ist auf der anderen Seite ein Tool, welches cloud-basierend Outlook, Kalender, Aufgaben und auch ein Ablagesystem zur Verfügung stellt und den meisten bekannt sein dürfte. Google Docs, Airtable, Trello oder Basecamp sind weitere ergänzende Tools, um Aufgaben in einem Team zu verteilen, zu bearbeiten und dann dem anderen in gleicherweise mitzuteilen. Diese Zusammenarbeit ist ähnlich wie bei den genannten Komplettlösungen auch in Echtzeit zu vollziehen, sodass eigentlich keine Wartezeiten oder negativen Behinderungen auftreten. Somit ist eine Teamzusammenarbeit theoretisch möglich, wie Mitarbeiter diese in einem Unternehmen gewohnt sind.
Welche Risiken birgt das Arbeiten in der Cloud?
Gerade im vergangenen Jahr sind vermehrte Hacker-Angriffe oder Infiltrationen mit Viren und Würmern beobachtet worden. Ransomware oder Mimikatz sind einige Einfallstore für Unternehmen geworden, die besonders ausgenutzt und gefährlich waren. Ein vorsichtiges Arbeiten war und ist weiterhin gerade aus dem Homeoffice zu empfehlen. Die Infiltration könnte dementsprechend auf die Cloud übergreifen und ist theoretisch eine permanente Gefahr.
Natürlich können auch Fehler in der Ausführung und Bedienung in der Cloud passieren. Es kann immer wieder dazu kommen, dass Daten falsch kopiert, ausgeschnitten oder tatsächlich gelöscht werden. Gegen ein unbeabsichtigtes und somit permanentes Löschen von wichtigen Daten muss Vorsorge getroffen werden.
Möglichkeiten, die Gefahren zu minimieren
Die Gefahren können dadurch reduziert werden, dass die Mitarbeiter auf vorsichtiges Handeln hingewiesen werden. E-Mails von unbekannten Personen, fragwürdigem Inhalt und dergleichen sollen nicht geöffnet werden. Die IT-Verantwortlichen sollten stets am Puls der Zeit bezüglich der Bedrohungen sein. Das gilt ebenso für die Antivirusprogramme aller PCs, die von den Mitarbeitern genutzt werden. Gegenüber dem Datenverlust hilft eine regelmäßige Sicherung der Daten auf einer externen Speichermöglichkeit.